用戶在交寄郵件時，如果不能正確使用郵政編碼和規(guī)范書寫郵件封面，就會使郵件在分揀、封發(fā)、投遞等過程中出現(xiàn)設(shè)備利用率低、自動化分揀錯誤、投遞不及時等現(xiàn)象，以致嚴重影響了郵政正常的通信生產(chǎn)能力。為此，集團公司已于2009年9月底前，為各�。▍^(qū)、市）統(tǒng)一配置新版《郵政編碼簿》、郵政編碼光盤以及《用郵指南》，提供給營業(yè)網(wǎng)點和大客戶免費使用，并于10月1日起，在全國范圍內(nèi)大力開展宣傳活動，引導(dǎo)用戶準確使用郵政編碼，做到郵件封面書寫規(guī)范，提高書寫準確率和規(guī)范率。 

    營業(yè)窗口應(yīng)將新版《郵政編碼簿》及《用郵指南》擺放在醒目位置，通過多種方式全方位、多角度向社會公眾宣傳正確使用郵政編碼和規(guī)范書寫郵件封面的重要性，并做好相關(guān)解釋工作。如在營業(yè)窗口向用戶發(fā)放印刷宣傳單（冊），有電子業(yè)務(wù)宣傳屏的營業(yè)網(wǎng)點可通過播放專題片滾動宣傳等。 

    對交寄郵件業(yè)務(wù)量較多的大客戶，郵政收寄部門應(yīng)提前與大客戶進行溝通，為其提供免費的郵政編碼光盤，指導(dǎo)其準確書寫郵政編碼和收寄件人地址，并協(xié)助做好對其自有客戶名址信息的維護。用戶交寄大宗郵件時，應(yīng)請用戶提供準確的名址信息并對應(yīng)正確的郵政編碼，收寄部門應(yīng)提前對其名址信息進行核對，確保郵件收寄件人地址和郵政編碼的準確。 

    營業(yè)部門在收寄各類郵件時，應(yīng)重點驗視用戶交寄郵件封面（詳情單）書寫的各項內(nèi)容，確保郵政編碼、收寄件人名址（單位名稱）信息及書寫格式的正確，提高郵件在網(wǎng)運、投遞等環(huán)節(jié)的處理速度和生產(chǎn)效率。 

    掛號信函、印刷品的書寫 

    1．在郵件正面的郵政編碼框內(nèi)，應(yīng)填寫與收件人地址對應(yīng)的6位郵政編碼，如用戶無法提供準確的6位郵政編碼時，應(yīng)主動向用戶提供查詢服務(wù)，滿足用戶需要。 

    2．收件人地址應(yīng)在郵政編碼框下方自左向右順序書寫，要寫明收件人的詳細地址，包括�。▍^(qū)、市）、地（市）、縣（市、區(qū)）、街（路、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村）和門牌號碼等。 

    3．如收件人地址為單位的，應(yīng)請用戶填寫單位的詳細地址。 

    4．收件人姓名應(yīng)盡量寫在郵件的中間部分。 

    5．給據(jù)郵件的寄件人郵政編碼、詳細地址（單位名稱）、姓名等信息應(yīng)寫在封面右下方，不得為空白或標(biāo)注“內(nèi)詳”等字樣，以防止郵件退回時無法投交寄件人。 

    包裹郵件的書寫 

    1．用戶郵寄包裹時，應(yīng)按要求填寫包裹詳情單并在郵件實物上書寫與詳情單相同的收寄件人郵編和地址，其中包裹詳情單應(yīng)按格式要求書寫，郵件封面的書寫與掛號信函、印刷品相同。收寄包裹郵件時，營業(yè)員應(yīng)驗視郵件封面與包裹詳情單上書寫的收寄件人郵政編碼和地址是否相符，如內(nèi)容有差異時，須請用戶確認并修改。 

    2．營業(yè)員應(yīng)提示用戶在包裹詳情單內(nèi)的“電話”處填寫收寄件人的手機或固定電話，確保投遞人員及時與收寄件人取得聯(lián)系，尤其是在寄件人選擇短信回執(zhí)業(yè)務(wù)時，必須請寄件人填寫手機號碼。 

    3．營業(yè)員應(yīng)提示用戶認真閱讀包裹詳情單背面的相關(guān)注意事項，用戶無異議后，請用戶在指定位置簽字確認。